Privacy

Privacystatement

Pensioenfonds Horeca & Catering verzorgt het pensioen voor deelnemers en werkgevers in de sector horeca en catering. Bij deze werkzaamheden verzamelen wij verschillende gegevens.

Wij verzamelen deze gegevens zodat wij kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze dienstverlening te verbeteren. Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens. Wij zorgen dat we niet meer gegevens verzamelen dan nodig is en dat onbevoegden geen toegang hebben tot gegevens. Wij zijn open en duidelijk over wat we doen en maken het voor jou eenvoudig om jouw gegevens in te zien en aan te passen.

In dit privacy statement leggen wij verder uit:

  • wat persoonsgegevens zijn;
  • van wie wij persoonsgegevens verzamelen;
  • waarom wij persoonsgegevens verzamelen;
  • welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wij;
  • hoe wij met die gegevens omgaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen of die aan jou gerelateerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan je naam en voorletters, geboortedatum of geboorteplaats, telefoonnummer maar ook jouw Burgerservicenummer (BSN). Het zijn gegevens die betrekking hebben op jou.

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken gegevens van (gewezen) deelnemers, (gewezen) partners, wezen, pensioengerechtigden en werkgevers, overige rechthebbende en bezoekers van het pensioenfonds.

Waarom wij persoonsgegevens verzamelen

Uitvoering van de pensioenregelingen

Om aan onze wettelijke verplichtingen als pensioenfonds te kunnen voldoen verwerken wij jouw persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens krijgen we hoofdzakelijk van publieke bronnen zoals de Belastingdienst en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (hierna: UWV). Deze gegevens hebben wij bijvoorbeeld nodig om vast te stellen hoeveel pensioen je kunt opbouwen en om de pensioenuitkering te kunnen betalen, maar ook om ervoor te zorgen dat je tijdig de juiste informatie ontvangt. In een enkel geval verwerken we persoonsgegevens omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek of cameratoezicht. Wij wegen altijd af of dit niet botst met jouw privacybelangen.

Gegevens wanneer je bij ons op bezoek komt

Wij leggen gegevens van jou vast als je bij ons op kantoor komt. Dit om te weten wie bij ons op kantoor is en om jou tijdig te kunnen informeren als er zich een calamiteit voordoet. De gegevens leggen wij vast op ons bezoekersregistratieformulier. Om jouw veiligheid te garanderen geeft ons een gerechtvaardigd belang om deze gegevens vast te leggen. Deze persoonsgegevens krijgen wij vaak direct van jou, jouw werkgever of van de persoon die jou als bezoeker heeft aangemeld bij ons. Deze gegevens worden na vier weken vernietigd.

Gegevens in het kader van onze dienstverlening

Wij streven naar een zo efficiënt en effectief mogelijke communicatie. Daarom passen wij onze communicatie aan naar jouw persoonlijke situatie en streven wij zoveel mogelijk naar digitale communicatie via de digitale portalen. Via het deelnemersportaal mijnphenc.nl en het werkgeversportaal GRIP verstrekken wij informatie aan onze (gewezen) deelnemers, (gewezen) partners, wezen, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers. Wij doen dit om te voldoen aan onze zorg – en informatieplicht, maar ook om de dienstverlening aan (gewezen) deelnemers, (gewezen) partners , wezen, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers kosten efficiënt en persoonlijk te maken.  Om dit mogelijk te maken verzamelen wij gegevens over het aantal websitebezoekers en de duur van een bezoek.

Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken wij?

Voor het kunnen uitvoeren van de pensioenregelingen

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden verwerken we verschillende soorten persoonsgegevens. Deze gegevens zijn onder andere:
- Naam en voorletters
- Geboortedatum
- Burgerservicenummer
- Bankrekeningnummer
- Woonadres, woonplaats en woonland
- Correspondentieadres
- Geslacht
- IBAN
- Eventuele (ex) partner
- Datum huwelijk/einde huwelijk of datum aanvang/einde samenleving
- Dienstverbandgegevens, salarisgegevens, deeltijdfactor
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Arbeidsgeschiktheidsgegevens (indien van toepassing)
- Kopieën van identiteitsbewijzen
- Toegangs- of identificatiegegevens
- Opname van telefoongesprekken van klantcontactmomenten (indien van toepassing)
- Camerabeelden van de openbare ruimten (indien van toepassing)
- Handtekening en paraaf

Van welke organisaties ontvangen wij persoonsgegevens?

Voor de uitvoering van de pensioenregelingen

Voor de uitvoering van de pensioenregelingen ontvangen we ook persoonsgegevens van andere organisaties. We ontvangen, indien van toepassing, daarbij persoonsgegevens van:
- UWV
- Belastingdienst
- Basisregistratie Personen/ Register Niet Ingezetenen
- (voormalige) Werkgever van de (gewezen) deelnemer
- Deelnemer zelf
- Andere pensioenuitvoerders
- Kamer van Koophandel

Ben je verplicht om jouw gegevens te geven?

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens die we nodig hebben voor de afgesproken doeleinden. Dat kan betekenen dat je in sommige gevallen verplicht bent om jouw gegevens aan ons te geven. In alle andere gevallen dat deze verplichting niet bestaat, staat het je vrij om wel of niet aan ons jouw gegevens te geven.

Als je verplicht bent ons jouw persoonsgegevens te verstrekken maar deze gegevens niet wenst te verstrekken, dan kan dat gevolgen voor je hebben. Welke gevolgen dit zijn hangt af van de reden waarvoor wij de gegevens nodig hebben, de aard van de verplichting en het effect dat het niet verstrekken van de gegevens voor onze dienstverlening en overige werkzaamheden heeft. 

Zo kan het gevolg zijn dat wij:
- niet (volledig) kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Dit kan ertoe leiden dat aan jou geen uitkering of betaling kan worden betaald;
- niet kunnen voldoen aan jouw verzoek om jouw persoonsgegevens te verwerken of aan anderen door te geven;
- Jou geen toegang kunnen geven tot ons kantoor;
- onze (wettelijke) verplichtingen niet kunnen nakomen, waardoor het mogelijk is dat wij of jij te maken krijgt met (schade)claims.

In de situatie dat je niet verplicht bent jouw persoonsgegevens aan ons te geven, heeft het niet geven van deze gegevens geen gevolgen voor jou.

Met wie delen we onze gegevens?

Dienstverleners

Wij nemen diensten af van leveranciers voor onder andere de ontwikkeling en beheer van de ICT systemen. Aangezien de gegevens van (gewezen) deelnemers, (gewezen) partners, wezen, pensioengerechtigden en aangesloten werkgevers in deze systemen staan hebben deze dienstverleners onder toezicht en verantwoordelijkheid van ons mogelijk toegang tot jouw persoonsgegevens.

Voor de verzending van poststukken wordt gebruik gemaakt van de dienstverlening van leveranciers. Bij het aanmaken, printen en verzenden van poststukken kan een leverancier daarom mogelijk toegang hebben tot jouw persoonsgegevens.

Daarnaast hebben wij een deel van het incassoproces van moeilijk te incasseren pensioenpremies bij werkgevers uitbesteed aan een incassopartner. Deze incassopartner heeft voor het uitvoeren van de werkzaamheden inzicht nodig in de specificatie van de premievordering op de werkgever en dus ook mogelijk inzicht in persoonsgegevens.

Naast bovenstaande dienstverleners is het mogelijk dat wij incidenteel gegevens verstrekken aan andere dienstverleners. Al deze diensten staan in het teken van de uitvoering en verbetering van onze taak als pensioenuitvoerder. Daarbij hanteren wij geen commerciële doelstelling.

Met alle dienstverleners die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens zijn sluitende afspraken gemaakt over hoe er met deze gegevens moet worden omgegaan. Deze dienstverleners mogen alleen voor de afgesproken doeleinden jouw persoonsgegevens verwerken en alleen in overeenstemming met de wet en onze uitdrukkelijke instructies. Op die manier zorgen wij ervoor dat jouw persoonsgegevens zijn beveiligd en ze niet bijvoorbeeld verloren raken. Wij blijven  verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Overheid en toezichthouders

Als pensioenuitvoerder geven wij de wettelijk noodzakelijke informatie door aan de correcte overheidsinstelling. Daarnaast kan in het kader van toezicht op de kwaliteit van onze uitvoering door toezichthouders inzage gevraagd worden in persoonsgegevens. Bij deze instanties worden geen aanvullende afspraken gemaakt in het kader van de toegang tot jouw persoonsgegevens omdat wij wettelijk verplicht zijn om deze te verstrekken. Daarnaast mogen deze instanties de gegevens alleen gebruiken om een reden die in de wet staat.

In dit kader delen wij jouw gegevens nog met de volgende ontvangers:
- Het UWV;
- Het Nationaal Pensioen Register (NPR);
- De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
- Belastingdienst;
- De Sociale Verzekerings Bank (SVB);
- Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS);
- Toezichthouders van het fonds;
- Certificerend accountant en waarmerkend actuaris;
- Politie en Justitie (in uitzonderlijke situaties en alleen als volgens de wet mag).

Hoe gaan we om met jouw gegevens?

Jouw gegevens blijven binnen de Europese economische ruimte

De bescherming van persoonsgegevens is niet in alle landen hetzelfde geregeld. Persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar andere landen mag daarom alleen als de wet dat toestaat en een land voldoende bescherming biedt. Voor doorgifte van gegevens naar een land binnen de Europese Economische Ruimte (EU-landen, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) gelden andere regels dan voor doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte omdat binnen de Europese Economische Ruimte de regels voor gegevensbescherming gelijk zijn. Om deze reden hebben wij als beleid dat er alleen gegevens binnen de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven. 

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijn. Hoe lang we jouw gegevens bewaren is vastgelegd in ons privacy beleid. Soms moeten wij gegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld omdat de wet ons dat verplicht. Een voorbeeld is dat soms uitkeringsgerechtigden zich pas na tientallen jaren zich melden bij ons voor een uitkering. Om die reden bewaren we sommige gegevens voor een langere periode om de uitkering te kunnen vaststellen. Als wij je gegevens voor die uitvoering niet meer nodig hebben, worden deze verwijderd.

Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw gegevens en nemen maatregelen om jouw gegevens te beveiligen en te beschermen. Wij voldoen aan ISO-standaarden. Zodat deze gegevens bijvoorbeeld niet verloren raken. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen diefstal, verlies, openbaring of ander onrechtmatig gebruik. De persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor anderen. Op mijnphenc.nl staat een overzicht van jouw pensioen bij ons en op het werkgeversportaal staan gegevens over jouw pensioen. Inloggen kan alleen jij als deelnemer op mijnphenc.nl met jouw DigiD gebruikersnaam en wachtwoord en eventueel extra SMS-code of via de DigiD-app. En als werkgever op het werkgeversportaal met een persoonlijke werkgeversaccount. 

Alleen de daartoe bevoegde medewerkers van ons mogen jouw gegevens inzien. En deze medewerkers hebben alleen toegang tot jouw gegevens voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren. Ook worden jouw persoonsgegevens niet doorgegeven aan derden, tenzij jij daar aantoonbaar toestemming voor hebt gegeven en/of een wet ons hiertoe verplicht. 

Verwerken wij jouw persoonsgegevens op basis van toestemming? Dan kun je jouw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) nog een andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken.

Integriteit staat voorop

Wij hebben de integriteit van onze medewerkers hoog in het vaandel staan. Wij hebben maatregelen getroffen om de integriteit van onze medewerkers te borgen en te zorgen dat alle medewerkers bij ons zich bewust zijn van de informatie waar zij mee werken en de manier waarop zij met deze gegevens om moeten gaan. Daarnaast werken wij continu aan het op peil houden van het bewustzijn van onze medewerkers. 

Toezicht vanuit de overheid

De overheid ziet toe op een goede uitvoering van de privacywetgeving. Hiervoor heeft zij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) de opdracht gegeven actief toe te zien op de naleving. De Nederlandsche Bank ziet onder meer toe op de naleving van de informatiebeveiligings-voorschriften en controleert ons daarop.

Wat zijn jouw rechten?

Omdat het jouw persoonsgegevens zijn, kun je altijd ons vragen welke gegevens wij over jou verzamelen en verwerken. Je hebt het recht om deze persoonsgegevens in te zien en indien nodig te (laten) verbeteren of herstellen. Voor persoonsgegevens die we niet nodig hebben voor onze wettelijke taak als pensioenfonds kun je ons vragen deze te verwijderen. 

Heb je behoefte aan inzicht in welke gegevens wij van jou verwerken? Deze kun je inzien op jouw persoonlijke omgeving op het deelnemersportaal. Mocht je geen toegang hebben tot het portaal dan kun je dit aanvragen via www.mijnphenc.nl. Ook kun je direct een verzoek om inzage of een bezwaar bij ons indienen. Dit kan per e-mail via privacyvragen@phenc.nl of per post aan Postbus 7308, 2701 AH Zoetermeer t.a.v. Security & Privacy management. 

Voordat wij jouw verzoek in behandeling nemen kunnen wij jou vragen informatie te verstrekken die wij nodig hebben om jouw identiteit vast te stellen. Als wij jouw verzoek afwijzen dan zullen wij dit motiveren. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw gegevens door ons. 

Wij nemen jouw verzoek om inzage in behandeling volgens onze inzageprocedure en geven binnen vier weken een reactie op jouw verzoek. Een bezwaar mag je per e-mail of per post indienen. Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar ontvang je een reactie van ons. Ook wanneer we meer tijd nodig hebben, geven wij dat binnen vier weken aan jou door.

Overdragen van gegevens aan jou of een andere pensioenuitvoerder

Wanneer je in de horeca of catering werkt, neem je via de werkgever verplicht deel aan onze pensioenregeling. Het overdragen van jouw gegevens is dan niet mogelijk.
Wanneer je gewerkt hebt in de horeca of catering, maar nu elders werkt, kun je een deel van jouw gegevens, jouw opgebouwd pensioen, overdragen aan een andere pensioenuitvoerder. Dit heet waardeoverdracht. Je kunt hiervoor een verzoek indienen via jouw persoonlijke omgeving op het deelnemersportaal.

 

Cookies

Pensioenfonds Horeca & Catering maakt op de website www.phenc.nl en de portalen voor deelnemers mijnphenc.nl en werkgevers grip.phenc.nl gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die naar de browser van jou als bezoeker worden gestuurd en op jouw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik door de bezoeker van de site. Wij gebruiken alleen functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn technisch noodzakelijk om de website zo goed mogelijk te laten werken. Voor deze cookies hoef je geen toestemming te geven. Via analytische cookies kunnen we informatie bijhouden over het bezoek aan de website. Hierdoor kunnen we het gebruiksgemak van de website verbeteren. Voor deze cookies hoef je geen toestemming te geven. Bezoek je onze website dan verzamelen we geen persoonsgegevens van jou met cookies. 

In ons cookiebeleid lees je hoe wij cookies gebruiken wanneer je deze website bezoekt en hoe je zelf cookies kunt uitschakelen.

Heb je een vraag, tip of klacht over privacy?

Als je vragen hebt over dit privacy statement of meer wilt weten over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via privacyvragen@phenc.nl of via (079) 363 14 00 of per post aan Postbus 7308, 2701 AH Zoetermeer t.a.v. Security & Privacy management. 

Heb je een klacht kijk dan op www.phenc.nl voor onze klachtenregeling. Daarin vind je meer informatie over de wijze waarop je een klacht kunt indienen, bij wie en de procedure.  

Heb je behoefte aan inzicht in welke gegevens wij van jou verwerken? Je kunt een verzoek om inzage of een bezwaar bij ons indienen.

Als wij jouw verzoek afwijzen dan zullen wij dit motiveren. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw gegevens door ons. 

Wij nemen jouw verzoek om inzage in behandeling volgens onze inzageprocedure en geven binnen vier weken na ontvangst een reactie op jouw verzoek. Een bezwaar mag je per e-mail of per post indienen. Ook wanneer we meer tijd nodig hebben, geven wij dat binnen vier weken aan jou door.  

Je hebt ook altijd het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je hierover meer informatie.

 

Wij kunnen dit privacy statement wijzigen. Dit privacy statement is voor het laatst bijgewerkt in november 2020.